Ping! Eine neue E-Mail: „Könntest Du vielleicht den einen Satz im Dokument ändern, auf der 56. Seite, zweite Spalte von unten? Kann das schlecht beschreiben, guck‘ mal drauf“, steht in der Nachricht. Sechsundfünfzigste Seite? Zweite Spalte von unten? Und welches Dokument überhaupt?
Leider sind solche verwirrenden Nachrichten im Büroalltag keine Seltenheit. Jeder kennt sie, jeder ist genervt von ihnen: Sie sind ohne passenden Bezug unverständlich, kosten dadurch Mühe und behindern den Arbeitsfluss. Mittlerweile machen sie sogar schon einen Großteil unserer Arbeitszeit aus.
Denn rund 61 Prozent ihrer Zeit verbringen Arbeitnehmer laut einer McKinsey-Studie mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails, mit dem Suchen und Sammeln von Informationen und mit der internen Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie brauchen damit viel länger für solche Dinge, als es eigentlich nötig wäre.
Passende Hilfsmittel
Kann man etwas dagegen tun? „Aber natürlich“, sagt Moritz Graf – und er muss es wissen. Denn er ist Community Manager bei der Fiducia & GAD. Sein Job ist es, die digitale Zusammenarbeit und die Kommunikation unter Kollegen zu verbessern und damit die Arbeitsabläufe zu optimieren: „Sofern die Menschen offen dafür sind, gelingt das mithilfe einer Social Software.“
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„Wir haben solche Tools schon 2011 und nochmal verstärkt dann 2015 bei uns eingeführt“, erklärt er weiter: „Sie bieten eine Plattform, die alles verbindet, was man für den Job benötigt. Man kann Nachrichten schreiben und Dokumente teilen, muss also Änderungswünsche nicht mehr umständlich per Mail beschreiben.“
Es sei auch möglich, auf der Plattform gemeinsam zu brainstormen, To-Dos zu verwalten und Wissen miteinander zu teilen, etwa indem man Wikis anlege. „Und man muss dafür nicht mehr zwischen den Programmen wechseln, sondern hat alles an einem Ort“, sagt er. So gebe es weniger Hin und Her, die Leute wüssten, was wann wie passieren solle.
Mehr Transparenz, bessere Kommunikation
Alles laufe deutlich transparenter ab, Silobildung der verschiedenen Abteilungen werde zudem verhindert, die Kommunikation unter den Kollegen optimiert. „So etwas ist natürlich schwer in Zahlen auszudrücken“, fügt Graf hinzu, „aber wenn ich schätzen müsste, würde ich sagen: Rund 60 Prozent unserer Leute sind bereits wirklich begeistert davon." Und die anderen 40 Prozente ziehen sicher bald nach.
„Wir wollen unsere gemeinsame Plattform nicht mehr missen“, sagt er. Er würde deswegen auch anderen Unternehmen – insbesondere denen, die viele Mitarbeiter haben – empfehlen, solche Tools einzuführen. „Ganz egal, in welcher Branche eine Firma tätig ist, so etwas hilft überall. Und für verschiedene Firmen gibt es verschiedene Tools.“
Hier sind unsere drei Top-Empfehlungen
1) HCL Connections
Was: Diese Kollaborations-Software stammt von IBM, wurde bereits 2007 entwickelt und hieß damals noch IBM Connections Cloud. Im Juni 2019 wurde sie dann verkauft (für 1,8 Milliarden US-Dollar!), umbenannt und gehört nun alleinig HCL.
Wie: Connections ist eine Plattform, auf der man sich E-Mails schicken, online treffen, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten kann. Zudem gibt es Blogs, Foren und Communities. Man muss aber nicht alles nutzen, kann auch nur einzelne Komponenten verwenden. Wichtig: Die Software funktioniert gut auf allen Mobilgeräten, wird von Android und iOS unterstützt.
Wer: Sie wird vom isländischen Außenministerium, dem Arbeitgeberverband Gesamtmetall und vielen weiteren globalen Firmen genutzt. Allerdings eignet sie sich dabei tatsächlich – auch wegen des Preises und der Fülle der Funktionen – besonders für größere Unternehmen.
Wieviel: Eine Gratisversion gibt es nicht, eine Testversion ebenfalls nicht. Der Startpreis pro Nutzer und Monat beträgt 6 US-Dollar.
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2) Microsoft Teams
Was: Microsoft Teams wurde im November 2016 angekündigt. 2017 durften erstmals externe Nutzer mit einem Microsoft-Account die Plattform nutzen, ab 2018 auch ohne Account. Sie ist in 53 Sprachen verfügbar.
Wie: Verschiedene Teams werden angelegt und dazu Personen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens eingeladen. In den Teams können sie Nachrichten verschicken, telefonieren, Dokumente teilen, (Video-)Konferenzen planen und abhalten. Praktisch: Vieles kann über Kurzbefehle gesteuert werden.
Wer: Weltweite Konzerne wie FedEx oder Emirates sind Nutzer, aber auch kleinere Unternehmen – insgesamt rund 200.000 Firmen. Nach eigenen Angaben ist Teams die am schnellsten wachsende Business-Plattform der Welt. Übrigens: Seit dem Ausbruch von COVID-19 wuchs die Zahl der täglichen Nutzer bislang um 12 Millionen, liegt nun bei 44 Millionen.
Wieviel: Microsoft Teams gibt es in drei verschiedenen Varianten: Die Basis-Version ist gratis, die "Office 365 Essentials"-Variante kostet 4,20 Euro pro Nutzer und Monat – und für die Business-Version werden 10,50 Euro pro Nutzer und Monat fällig.
3) Workplace by Facebook
Was: Die Kooperations-Plattform wurde schon 2011 erfunden und seitdem bei Facebook selbst zur internen Kommunikation und Zusammenarbeit eingesetzt. Seit Herbst 2016 dürfen sie auch Außenstehende verwenden.
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Wie: Viele Funktionen ähneln denen, die vom „normalen“ Facebook bekannt sind, also etwa ein individualisierter Newsfeed, Gruppen oder Chats. Dazu gibt es Livevideos, die „Multi Company Corporation“ (bei der man mit externen Partnern kommunizieren kann) sowie ein Übersetzungs-Tool und ein Mitarbeiterverzeichnis.
Wer: Eines der ersten Unternehmen, das Workplace by Facebook nutzte, war die Royal Bank of Scotland – sie tut es heute noch. Außer ihr sind allerdings mittlerweile rund 30.000 Firmen mit dabei, unter anderem Walmart, Starbucks und Virgin Atlantic Airways.
Wieviel: Es gibt drei verschiedene Versionen von Workplace by Facebook: „Essential“ (kostenlos), „Advanced“ (4 US-Dollar pro Nutzer und Monat) and „Enterprise“ (8 US-Dollar pro Nutzer und Monat).
„Ganz egal, für welche Social Software man sich entscheidet“, sagt Moritz Graf, „sie sorgen dafür, dass die Arbeitsabläufe effektiver werden – und dass sich die Kollegen besser verstehen und vernetzen.“ Deswegen ist er auch überzeugt, dass alle Firmen so etwas brauchen: „Diesen Tools gehört die Zukunft!“.
Du willst mehr über Social Software erfahren?
Im Podcast spricht Sarah Ochs mit dem Community Manager Moritz Graf über Kollaborations-Plattformen und wie man sie nutzen kann. Er sagt: „Sie bieten einen Mehrwert und helfen dem ganzen Unternehmen dabei, weiterzukommen.“
